一元管理して共有する便利さ。但しバックアップを

さて日常的に企業で使用されているパソコンのOSは、WindowsかMacが多いと思われます。
そしてその中でも大部分の企業は、Windowsを使用しているであろうと予想されるのです。

それはどちらでも構わないのですが、それではOSで作成された資料や画像の類は仕事上、一体何処に置いているのでしょうか。
或いは、個々で使用しているパソコンのマイドキュメント等に保存していて、他の人が見たい場合にはメールに添付して送信するという方法は多いでしょう。
ところがこの場合、同一の資料が複数台のパソコンに保存される事になり、どれが最新なのかは判別しにくくなりがちです。
勿論、閉じたファイルを範囲指定すれば更新日時（最終的な上書き保存の日時）が表示されますし、更に万全にするなら開けたファイルに毎回更新した年月日と時刻を入力する習慣を持つ事ですが、正確さと共に速さが問われる職場でここまでして良いのかどうか、この点は判断が分かれるところでしょう。

そこでそんな状況を打破する為にこそ、限られた人達だけでファイルを供用したい場合には、ファイルサーバーがあれば便利なのです。
このファイルサーバーとは、イントラネットのネットワーク内にフォルダを作成して、全員及び一部の人からのアクセスを可能にする、言わばファイルやデータを一箇所で作成して皆で共有するという仕組みです。
まさにファイルを一元管理して共有する方法こそがファイルサーバーなのですが、このファイルサーバーを導入して管理を徹底すれば、分厚いファイルを何冊も持たなくても良くなりますし、陳列したファイルを必要以外の人に開けて見られる心配がなくなるのですから、イントラネットでファイルの共有化がもたらす恩恵には計り知れないものがあります。

ところが一見良い事尽くめのファイルサーバーですが、実は欠点も知っておく必要があるのです。
と言うのは、不運にもサーバーがダウンした場合で、復旧するまではそのファイルを見る事は不可能になる、こういうトラブルが起こらないとは限らないということなのです。
従って、常時バックアップを取っておく習慣は、常識以前として心掛ける必要があります。
それでも尚、イントラネットを置いてファイルサーバーを導入する便利さ、これがもたらす恩恵には計り知れないものが認められますので、是非皆様の会社でも導入を検討して頂きたいものです。